前回は「ChatGPTを使ってみた」というテーマで、ChatGPTの使い方を紹介しました。
今回はChatGPT活用術【メール編】です。
こんにちは！ブログ編集担当の川口です！
私とこの記事を通して一緒に学び、AIを活用していきましょう！
メールを作ってみよう
普段の仕事で納期、見積もり、打ち合わせ日程の調整、業務連絡、お礼など…様々なシーンでメールを使う機会があると思います。
ですが、「どんな風に書けばいいんだろう？」「メールを書いている時間を他の仕事に充てられたらいいのに…」と一度は感じたことがあるのではないのでしょうか？
そんなときは「ChatGPT」に書きたいことを指示をすれば、簡単に作成することができます！インターネットで調べて文字に起こして…なんて時間は一切不要です。早速やってみましょう！
※「ChatGPT」の使い方はぜひ、前回の記事を参考にしてください。
今回は打ち合わせ日程の調整をお願いするメールを作ってもらいましょう。
質問：先方への打ち合わせ日程の調整をお願いするメールを作ってほしい。
ChatGPT：了解しました！まずは一般的なビジネスメールの形で作成しますね。
打ち合わせ日程調整依頼メール（フォーマル）
件名：打ち合わせ日程のご調整のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社の□□です。
先日お話ししておりました件につきまして、打ち合わせの日程を調整させていただきたくご連絡差し上げました。
以下の日程でご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇） 午前
- 〇月〇日（〇） 午後
- 〇月〇日（〇） 終日
上記以外でもご都合のよい日時がございましたらご教示いただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
△△株式会社
□□（名前）
電話：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.co.jp
――――――――――
このように、ものの数秒でテンプレートを作ってくれました。
あとは社名や名前などを書き換えるだけでとても便利ですね！
かっちりとした文章なので、もう少しカジュアルな形もお願いしてみましょう。
質問：カジュアル版も作ってほしい
ChatGPT：
了解です！フォーマルよりもやや柔らかめで、でもビジネスとして失礼のない「カジュアル版」を作りました。
打ち合わせ日程調整メール（カジュアル）
件名：打ち合わせ日程のご相談
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
打ち合わせの日程についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
こちらで候補日をいくつか挙げさせていただきますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇） 午前
- 〇月〇日（〇） 午後
- 〇月〇日（〇） 終日
もし上記以外でご都合のよい日がありましたら、そちらに合わせて調整いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
△△株式会社
□□（名前）
――――――――――
先ほどよりカジュアルな文章に仕上げてくれましたね。相手によって簡単に使い分けることができますね！
ChatGPTにログインをすると回答履歴も残るので、使いたいときにサッとコピー＆ペーストしてメールを送ることができます！
- 相手に合わせた形のメール形式の作成が可能
- ログインをすることで次回以降も簡単に！
まとめ
仕事において必要不可欠なメールでのやりとり。相手方に失礼のない敬語を調べて…という作業をしていた人も多いと思います。私も何度も調べては書いてを繰り返していましたが、ChatGPTに書きたいことを並べて質問をするだけで簡単に整えてくれました。
ChatGPTを活用して、早速メールを作成してみましょう！
次回は画像生成を利用して、ポスターなど広告を作ってみましょう。
